Creare documenti (male)

Creare documenti non è il fine, ma un mezzo.

Chi crea documenti deve ricordarsi di una cosa: sono fatti per essere letti. E la lettura può avere diversi scopi: informare, supportare la formazione, garantire il mantenimento della conoscenza organizzativa nel tempo.

Ecco, mi arriva un documento da parte della direzione dell'istituto scolastico relativo ad un caso di pediculosi e:

• nell'opuscolo informativo c'è la carta di identità del pidocchio "Jach" (sic.) perché rendere pucciose le informazioni mediche le rende più accurate;
• il documento è una scansione fatta male di una fotocopia in bianco e nero fatta male di un documento a colori pensato per essere trasmesso a colori (a meno che le parti importanti non siano state pensate appositamente con un colore grigio chiaro sbiadito e con un font che simuli documenti vecchi e malconci);
• Il documento comprende un opuscolo impaginato per essere stampato e piegato in tre parti: ovviamente chi lo riceve sulla propria casella email (o sulla bacheca online) se lo stampa e lo piega, o piega la testa, o ruota la visualizzazione ogni due pagine;
• sono presenti anche le traduzioni in arabo e cinese, redatte dall'ASL Milano 1, del 2001 (produrre e distribuire documenti a livello nazionale potrebbe portare ad efficienza, sia mai) in cui il fumetto del pidocchio (che non è più Jach, ma un pidocchio generico) parla italiano… nel foglio con la traduzione…

Il pacchetto informativo è quindi composto da (tutto in un unico file):

• note informative sulla riammissione a scuola e in comunità (senza intestazione, data e numero di pagina);
• autodichiarazione per la riammissione a scuola, con due dichiarazioni uguali nello stesso foglio A4 (senza intestazione, data e numero di pagina): devo compilarlo in duplice copia? devo strapparlo? lo stampo e mi tengo mezzo foglio per la prossima volta? boh;
• una informazione su chi contattare pediculosi e scabbia (dell'ULSS 13, che è stata assorbita dall'ULSS 3, pagina 2/2... aspetta... dov'è pagina 1?);
• l'opuscolo in tre colonne di Jach (sempre ULSS 13, questa volta abbiamo anche il nome del documento e la versione, ma Jach sembra un pinguino) e altre immagini che, se va bene, non si capiscono;
• Traduzione in cinese;
• Traduzione in arabo.

Aspetta, e la scabbia? Dov'è l'opuscolo della scabbia? Cos'è la scabbia?

Capisco le difficoltà. Ma se lo scopo è informare, i documenti dovrebbero essere quantomeno leggibili e facilmente consultabili.

Allego qualche immagine, temo, sufficientemente esplicativa.

Creare documenti non è un'arte, ma richiede un minimo di coscienza.

Se dovete mettere nero su bianco alcune informazioni, qualche consiglio credo di poterlo dare:

• l'autore e la proprietà dovrebbero sempre essere chiari (se il documento va all'esterno, anche i riferimenti di contatto);
• il numero di pagina è importante (per sapere se ho a disposizione tutto il documento);
• il Comic Sans va bene (forse) per l'invito alla festa di compleanno;
• se il documento andrà fotocopiato NON usare i colori o comunque prima fai una prova in bianco e nero;
• Nero, grassetto, sottolineato e rosso vanno usati con criterio (o non usati)
• Se volete inserire uno smile giallo su sfondo giallo, usare una immagine .png senza sfondo potrebbe fare curriculum come graphic designer

Ps. ho trovato il documento originale.