Prendere appunti in una riunione

Gli strumenti possono "plasmare" il processo. Usare strumenti votati all'azione possono portare le persone a pensare all'azione. Allo stesso tempo usare uno strumento che obblighi alla sintesi, o ad usare linguaggi universalmente riconosciuti dal gruppo, permette di costruire una base comune di idee in tutto il team.

Quindi, per una riunione di gruppo (in particolare per gruppi che si trovano periodicamente) potrebbe essere utile che uno prenda appunti per tutti e che lo strumento preveda dei campi che indirizzino verso l'azione.

Come fare?

1. Prepara la scaletta prima della riunione
2. invia il link al foglio assieme all'invito
3. Uso continuativo per meeting periodici: permette di avere la storia delle riunioni
4. Utilizzare le azioni per il recap alla riunione successiva

Una bozza del file excel potrebbe essere il seguente:

Prendere note su un foglio excel comune dovrebbe:

• aiutare la sintesi (scrivere le cose importanti su una singola cella)
• permettere di avere leggibili da ogni partecipante (scrittura universale vs grafismo personale)
• note condivise (eventuali appunti possono essere fatti da altri prima della chiusura della riunione)
• garantire inclusione, in particolare per riunioni dove non tutti i partecipanti sono in presenza, attraverso l'uso di un documento su cloud (e quindi visibile / editabile in contemporanea da più persone)

Soprattutto permette, alla fine della riunione, di avere un'idea condivisa dei punti salienti dei temi trattati. Questo dovrebbe aiutare i team a mantenere una maggior tensione verso obiettivi comuni.

Per prendere appunti possono essere usati molti strumenti durante le riunioni: ad esempio mappe mentali per trattare gli argomenti, un digital kanban per la chiusura con le decisioni, un normale file di testo (verbale di riunione). Ma quando bisogna scegliere lo strumento, si tende ad optare per quello che ci è più comodo, che è più in linea con il nostro modo di lavorare. E molti strumenti possono essere usati in contesti per i quali non sono stati creati, anche con successo, ma solo se quel metodo è allineato con chi lo usa. Per cui, ad esempio, usare le mappe mentali per prendere gli appunti condivisi, potrebbe essere la soluzione migliore solo per quei partecipanti che applicano il metodo a livello personale, mentre per quelli che organizzano gli argomenti in altro modo (come, ad esempio, dei semplicissimi elenchi puntati, o degli sketch), una mappa con molti rami potrà sembrare dispersiva o disorientante. Sicuramente non facilmente riutilizzabile.
Quando si lavora in squadra, si lavora con persone differenti e non, per fortuna, con copie del team leader. Per cui lo strumento migliore è, probabilmente, quello che agevola la maggior parte dei colleghi o comunque quello pensato, e non adattato, al lavoro in gruppo.

Per gli iscritti alla mailing list è disponibile anche il file da usare, liberamente.