Premessa: se volete farvi un regalo, leggetevi "How to take smart notes". Se fossi partito dalla fine (leggere il libro), o fossi venuto a conoscenza prima del metodo Zettelkasten, oggi avrei un archivio decisamente migliore e utilizzabile con tutto quello che ho imparato in questi anni. Ma non è mai troppo tardi per cominciare. Quello che leggete di seguito non è "la guida risolutiva che ti migliora la vita in 30 giorni" ma, piuttosto, "10 anni di fallimenti e, forse, un successo".

Cominciamo.

Il contesto

Il mondo digitale di oggi non è minimamente paragonabile alla realtà anche di solo dieci o quindici anni fa. Eppure mi ci sono voluti più di dieci anni di tentativi, in ambito professionale, per trovare uno strumento che potesse accompagnarmi nella raccolta delle informazioni (molte) che servono nel mio lavoro.

Trovato per sbaglio, bazzicando su YouTube in cerca di strumenti per la produttività, ma che nasce da un metodo su carta (e scatole di legno) di un sociologo tedesco (Niklas Luhmann) sviluppato nel dopoguerra e portato avanti per tutta la sua vita professionale.

Piccola digressione: il mondo anglosassone sembra ossessionato dai metodi per la produttività, il miglioramento personale, l'organizzazione. Ogni tre per due arriva il nuovo guru con il nuovo metodo e il nuovo software. Averne provati diversi di "risolutivi" (che poi non si sono rilevati tali) e sapere che ce ne sono svariati altri da provare (altrettanto "definitivi") può creare una certa ansia. Quando però si trova il metodo con cui ci si trova a proprio agio e funziona… perché andare oltre? Forse vale la pena fermarsi per costruire attorno a quel metodo.

Il problema di fondo

Quello che più mi sconfortava nel mio lavoro era non riuscire a trovare uno strumento che avesse queste caratteristiche:

• UI/UX gradevoli (tradotto: una interfaccia e una esperienza d'uso soddisfacenti);
• facilità nell'inserire le note;
• immediatezza nel connettere le informazioni.

Quello che mi bloccava il più delle volte era "e questo in che categoria lo metto?". Perché il problema con la raccolta delle informazioni è sempre questo: dover creare una struttura prima dove archiviare ed etichettare le note. Ma se il lavoro cambia, si amplia, si modifica, se alcuni argomenti vanno bene per diverse categorie? Il rischio è quello di passare più tempo a modificare, espandere o, inevitabilmente, complicare la struttura che a creare contenuti.

“A complex system that works is invariably found to have evolved from a simple system that worked. The inverse proposition also appears to be true: a complex system designed from scratch never works and cannot be made to work. You have to start over, beginning with a simple system.” - John Gall

La cosa stupida, come sempre, è quella di focalizzarsi sullo strumento e non sul metodo. Per anni ho usato OneNote. Il problema non è OneNote, è che questo software non è adatto per quello che mi serve.

La comprensione del processo

Come sempre, il problema non è scegliere lo strumento migliore in assoluto, ma lo strumento che meglio si adatta al nostro pensiero. Però, a volte, è il caso di rivedere il nostro processo mentale sulla base di schemi efficaci e riconosciuti.

Il mio lavoro funzionava in questo modo:

1. raccolgo informazioni: da clienti, liste di lettura, social network, problemi nella vita lavorativa di cui trovo, cercando, la soluzione (completa o parziale);
2. archivio delle informazioni, per categoria;
3. ripresa a mente delle informazioni raccolte per rielaborarle in un documento o una mail o in un corso di formazione.

Mettendo giù queste tre fasi (e leggendo il libro) mi sono accorto che il mio processo aveva due lacune principali: mancava una rielaborazione delle informazioni prima dell'archiviazione e mancavano le connessioni (se non per categoria) durante l'archiviazione, costringendo la mia mente a ripercorrere tutto il mio archivio per ristabilire le connessioni tra note non sempre vicine.

Cosa ho aggiunto

Primo: le Mappe dei Contenuti (MOC), in cui sono collegate le note singole, prese anche da altri contesti, per creare aggregati di argomenti o discorsi complessi.

Secondo: l'obbligo morale di scrivere l'appunto, rielaborare quello che ho letto (linkando la fonte o riportando anche il testo completo) per agevolare la ripresa delle informazioni a distanza di tempo e consolidare quello che ho appreso.

Nel metodo Zettelkasten la scrittura assume un ruolo centrale:

non è un mero copiare o citare dai testi letti, ma la trasposizione da un contesto (dell'autore) ad un altro (il nostro).

Cosa ho tolto

Le cartelle (la maggior parte). Passando da categoria (parzialmente mantenuta con i tag) a link, le cartelle mi servono più come contenitore legato all'azione (inbox, note, templates) che come aggregatore di appunti.

Per cui ora non mi preoccupo più di pensare "dove lo metto" e non perdo tempo a rivedere costantemente la struttura delle cartelle ma sono concentrato su quello che crea valore aggiunto, ovvero la creazione delle note e delle MOC.

Una delle chiavi per l'efficacia del metodo è quello di mantenerlo il più semplice possibile. Solo così sarà possibile portarlo avanti per tutta la vita.

Come

Grazie a tre fattori principali:

1. il libro "How to take smart notes" di Sönke Ahrens;
2. il software Obsidian;
3. la comunità che è attorno al software e al metodo, che crea costantemente contenuti interessanti e che permettono di affrontare il metodo progressivamente e con diverse personalizzazioni.

Adesso

Dopo quasi due anni di lavoro, trovo più facilmente le note, le collego, creo nuovi contenuti più robusti.

Osservo come si sviluppa la mia conoscenza.

E in tutto questo non ho parlato dei due cervelli.

"Second brain" è un metodo che permette, appunto, di avere due cervelli: uno per immagazzinare le informazioni e l'altro (quello che abbiamo già) per elaborarle, senza occupare troppe energie nella memorizzazione, o restando limitati dallo spazio a disposizione. E il nome second brain è più accattivante di Zettelkasten (che significa "schedario"). Da qui il titolo "usare due cervelli", più intrigante di "scatole piene di foglietti".

Domani

Tra le mie attività lavorative è presente la formazione sugli strumenti di produttività. Era mia intenzione preparare un corso su questo argomento (o una presentazione in collaborazione con chi si occupa di metodi per l'apprendimento) già alla fine di quest'anno. Troppo lavoro, non ci sono riuscito.

Sicuramente però la pausa natalizia mi darà il tempo necessario per imbastire e proporre qualche lezione sull'argomento. Per cui, se siete interessati, potete iscrivervi alla newsletter (per ricevere via mail le informazioni sul corso, quando sarà attivo) o condividere questo post con chi ritenete possa essere interessato. Per iscriversi alla newsletter è sufficiente iscriversi sul sito (dove potete sbloccare anche la sezione risorse).

Se invece volete maggiori informazioni per attività su altri strumenti di produttività, per voi o per la vostra azienda, potete contattarmi.

Se siete arrivati fino a qui, avete la mia stima. Se invece io ho la vostra stima e volete supportarmi, quando ci vediamo basta un grazie. Al più caffè (o una birretta, dipende dall'orario) se vi ho lasciato qualcosa di utile.

La scorsa settimana da un cliente mi hanno chiesto se era rientrato l'allarme pediculosi a scuola. Inizialmente non avevo capito, poi ho collegato e ho pensato "ma allora qualcuno legge quello che scrivo". Se vi siete persi le avventure del Pidocchio Jack detto Jach, ecco il link.