Usare i bit

Sono un lavoratore digitale anche se, per due anni, non sono considerato un nativo digitale (secondo Mark Prensky). Però ho sempre usato i computer e, tra colleghi e clienti, tendo ad essere l'utente più evoluto dal punto di vista dell'informatica (almeno visto il numero di richieste che mi arrivano sull'argomento). Volevo quindi condividere la mia cassetta degli attrezzi, ovvero gli strumenti che uso nella quotidianità del mio lavoro.
Piccola premessa: utilizzo Windows, per cui gli strumenti sono quelli che reputo migliori per questo sistema operativo. Molti strumenti sono prodotti proprio da Microsoft, che non sponsorizza questo post (anzi, alla quale ho lasciato, negli anni, un bel po' di soldi).

Creare

Parte del mio lavoro consiste nel creare documenti, guide, qualche flow-chart, presentazioni. Ecco gli strumenti che uso e perché.

Scrivere

(€) Microsoft Word: lo standard di fatto per la creazione e condivisione di testi e documenti, negli ultimi anni è arrivato ad una maturità (in termini di funzionalità e stabilità) che non ha molti concorrenti. Per non essere frustrante richiede però alcuni accorgimenti: usare gli stili e la formattazione in modo corretto. Mantiene alcuni limiti per impaginazioni complesse. La versione online è gratuita per uso personale.

Lavorare con i numeri

(€) Microsoft Excel: è possibile allo stesso tempo buttarci dei dati senza alcuna logica e lamentarsi della poca usabilità, o imparare ad usarlo correttamente: formatta come tabella e funzione.più.se() sono un buon inizio. La versione online è gratuita per uso personale.

Presentare idee

(€) Microsoft PowerPoint: che forse è il più bistrattato dei software della suite di Office, vuoi perché alla gente non piace sorbirsi le presentazioni, vuoi perché il software non fa partire l'allarme "fa schifo" quando vede certe slide che stai scrivendo, ma soprattutto perché altri software hanno impostazioni di base migliori per fare una presentazione. La differenza tra l'usare bene o meno PowerPoint la fa l'utente che, generalmente, non sa come si sfrutta il programma. La versione online è gratuita per uso personale.

Se poi volete delle infografiche belle e pronte, in rete si trova molto, qualcosa gratis, tante a pagamento. Personalmente io ho optato per (€) Simple Slides che a mio avviso ha un buon rapporto qualità - prezzo.

Comunicare per immagini

Se ti serve un'immagine decente da inserire nei documenti o da altre parti, ricordati che quello che è in rete potrebbe non essere sempre gratis e potrebbe essere soggetto al diritto d'autore.
Un paio di strumenti gratuiti:

• (free) Canva per grafiche;
• (free) Pixabay per immagini utilizzabili senza infrangere il diritto d'autore;
• (free) Snapseed per Android o iOS permette di ritoccare le foto con strumenti più evoluti di quelli solitamente presenti di base sui telefoni.

Flussi e diagrammi

(free) Diagram Designer: Potrei usare Visio ma (1) costa una sassata, (2) i clienti non ce l'hanno (per cui non voglio essere chiamato per cambiare il nome in un organigramma o spostare una freccia) e (3) ne faccio un uso abbastanza elementare. Per cui uso questo (gratuito, basico e bruttino ma fa il suo) oppure il software Draw di Libreoffice, a seconda di quello che ha / non ha il cliente (perché oltre al pdf fornisco anche il file editabile). Software che non sono belli ma fanno il loro lavoro. Per organigrammi semplici o flussi lineari da tre fasi uso direttamente le smart art di MS Word.

Dal 2022 ho sostituito Diagram Designer con Draw.io, semplicemente più completo e user friendly

Organizzare

Il mio lavoro richiede l'organizzazione di molte attività, su diversi clienti e provider, e allo stesso tempo di raccogliere e processare una discreta quantità di informazioni.

Note

(free) Microsoft Onenote: Prendere ed organizzare appunti su tre livelli (blocchi, sezioni, pagine) in forma libera, attaccandoci brutalmente ma immediatamente qualsiasi cosa, evidenziazioni, checklist… da qualche anno uno degli strumenti che più ho apprezzato. Possiede però un limite, o un pregio: l'archiviazione per livelli. Unito ad una non facile gestione dei link interni e una mancanza della gestione delle relazioni tra note diverse, mi ha fatto propendere nell'ultimo anno per:

(free) Obsidian: permette di usare il metodo Zettelkasten, avere le note in locale e in markdown (e quindi non legate al software), visualizzazione a grafico delle relazioni, plugin, una comunità che ne continua lo sviluppo. Su questo software (e sul metodo) ne scriverò perché, effettivamente, mi ha stravolto positivamente l'approccio alle note e alla creazione di contenuti scritti.

Attività

(free - €) Microsoft To Do: semplice ed immediato task manager, la cui forza è l'integrazione con Outlook e planner. Ed interessante la modalità "la mia giornata". Todoist (che ho usato) è, per dirla semplice, fatto meglio (in particolare nella versione (€) premium permette di approcciare la gestione dei progetti).

(free - €) Trello: strumento gratuito (in realtà freemium) facilmente implementabile su gruppi di lavoro misti grazie alla sua immediatezza e interfaccia. Se usato molto come strumento aziendale, e non personale o per piccoli lavori, da valutare la versione a pagamento che permette un miglior controllo sui progetti e l'integrazione di diversi add-on.

(€) Microsoft Planner: alternativa a Trello integrata ad Office365 (per aziende, il cui costo è compreso nell'abbonamento), forse leggermente meno intuitivo ma con funzionalità di base più utili, se siete dentro il mondo MS.

Documenti

(free - €) Microsoft OneDrive: le persone usano Google Drive e Dropbox, ma l'accoppiata OneDrive + Office (dal 2016 in poi) è imbattibile per la produttività e la collaborazione sui documenti. Salvataggio automatico, sincronizzazione e collaborazione in tempo reale sono tre funzioni direttamente integrate sui programmi del pacchetto Office. Per le aziende inoltre MS SharePoint permette una organizzazione più granulare e robusta dei documenti aziendali, oltre ad automatismi e tante altre funzioni interessanti.

Comunicare

(€) Mailbird: una spanna sopra (€) Microsoft Outlook, se avete più di un mail e volete gestire il vostro flusso di lavoro in modo efficace (sia in visualizzazione che in ricerca). Ancora non riesco a capire perché MS non abbia inserito una inbox unificata sul proprio client desktop (perché su Outlook mobile c'è). In compenso Outlook è più integrato al mondo MS (mentre Mailbird strizza l'occhio a Google) per cui, attualmente, sono attivi entrambi. Su mobile uso (free) Outlook, che garantisce un supporto migliore per mail su protocollo Exchange (almeno sulla carta) e, soprattutto, la inbox unificata.

(free) Microsoft Teams: prima della pandemia scrissi "se non conoscete i tool di collaborazione per gruppi (Slack o Teams, appunto), li conoscerete". Lo preferisco rispetto ad altri strumenti perché integra il lato videoconferenze, la chat e anche la gestione documentale (all'interno di Office 365).

Altro

(free) Microsoft Edge: è Google Chrome, in salsa MS (quindi con motore di ricerca bing, modificabile) ma che, allo stato attuale, possiede alcune caratteristiche che me lo fanno preferire: le raccolte (aiuta l'organizzazione) e la visualizzazione verticale dei tab. Oltre al fatto che dovrebbe essere meno oneroso dal punto di vista dei consumi (per i laptop).

(free) Office Lens da smartphone, per la cattura di documenti e lavagne. Ad oggi lo strumento con cui mi sono trovato meglio.

(free) MS Authenticator per l'accesso a due fattori nei servizi Microsoft ma anche, ad esempio, Amazon. Visto che Ottobre è il mese della Cybersecurity ECSM (cybersecuritymonth.eu) per la comunità europea, dateci un'occhiata.

Questo è quello che uso, più o meno, nella quotidianità. A questi si aggiungono Telegram Messenger (per la messaggistica… se potessi abolirei WhatsApp), Inkscape (per qualche lavoretto grafico, ad esempio per creare il mio logo), Acrobat Reader DC (per visualizzare i PDF, o al massimo appiccicarci una firma, se devo modificarli velocemente utilizzo Word direttamente).

Infine per ascoltare i podcast mentre sono in auto utilizzo utilizzo Spreaker, che permette gratuitamente di scaricare i podcast (importante per risparmiare il traffico, ma anche se passate per zone in cui non prende molto il telefono), una discreta UI/UX e una pubblicità non molto invasiva (ma li dipende anche dal podcast).

Questa guida verrà tenuta aggiornata, non scriverò un nuovo articolo all'anno. Anche per questo ho fatto il sito. Se ci saranno aggiornamenti verranno comunicati tramite LinkedIn.